[ Pobierz całość w formacie PDF ]
ENCYKLOPEDIA
MAŁEGO PRZEDSIĘBIORCY
8
Jak to zrobić...
■
Wydatki przedsiębiorców
Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym, dokumentować wydatki
i wpisywać je do podatkowej księgi przychodów i rozchodów
■
Amortyzacja
Jak korzystnie wliczać odpisy w koszty działalności – kiedy można stosować
amortyzację ekspresową, a kiedy należy liniową czy degresywną
■
Samochód w przedsiębiorstwie
Jaki VAT można odliczyć kupując samochód fi rmowy, jak rozliczać wydatki
na jego eksploatację i go amortyzować
■
Wydatki na siedzibę fi rmy
Jakie wydatki na wyposażenie siedziby przedsiębiorstwa można zaliczyć
do kosztów podatkowych i jak je dokumentować
■
Koszty fi nansowe
Kto i jak może odliczać koszty przychodów z kapitałów pieniężnych,
jak należy rozliczać różnice kursowe
■
Rozliczanie wynagrodzeń
Jakie obowiązki ma pracodawca, jak powinien ustalać koszty uzyskania
przychodów pracowników i rozliczać wynagrodzenia w fi rmie
PIENIĄDZE
■
Reprezentacja i reklama
Jakie zmiany obowiązują od 2007 roku, co różni wydatki na reklamę
od kosztów reprezentacyjnych i jak je rozliczać
UMOWY
PROCEDURY
■
Podróże służbowe
Od czego zależy sposób rozliczenia delegacji, jaki wyjazd przedsiębiorcy
można uznać za podróż służbową, jakie diety zaliczyć do kosztów
PODATKI
PRACOWNICY
Wielka
Rozliczanie kosztów
2
zeszyt
8
1
Wydatki
przedsiębiorców
Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym
Od początku 2007 roku w prawie podatkowym obowiązuje
nowa definicja kosztu uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania
przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
wymienionych w ustawie.
LISTA OGRANICZEŃ
Koszty, których nie można wliczyć
w koszt prowadzonej działalności –
i to nawet wówczas, gdy istnieje ich
ewidentny związek z prowadzoną
działalnością – można podzielić na
dwie grupy: takie, które w pełnej
wysokości nie mogą być wliczone,
oraz takie, które za koszt uznać
można, ale tylko do pewnych gra-
nic. Katalog ten ulega stałym mody-
fikacjom, dlatego każdy podatnik
musi śledzić zmiany legislacyjne
w ustawach podatkowych. Aktual-
nie składa się nań około 60 pozycji.
tów uzyskania przychodów pojęcie
wszelkich kosztów jest pojęciem szero-
kim. Obejmuje wszelkie wydatki pono-
szone przy prowadzeniu działalności go-
spodarczej pod warunkiem jednak, że
wydatki te zostały faktycznie poniesione
oraz że pomiędzy wydatkami a przycho-
dem zachodzi związek przyczynowo-
-skutkowy tego typu, że poniesione wy-
datki mają wpływ na powstanie lub
zwiększenie tego przychodu.
Obecnie więc przy kwalifikowaniu
wydatku w koszty podatkowe trzeba
stwierdzić, czy spełniają one dwa nastę-
pujące warunki: wydatek musi być po-
niesiony w celu uzyskania przychodu lub
zabezpieczenia albo zachowania źródła
przychodów oraz nie może to być wyda-
tek wymieniony w zamkniętym katalogu
negatywnym (art. 23 ustawy o PIT).
Ustawodawca, choć poszerzył zakres
wydatków uznawanych za koszty o dwa
cele: zachowanie źródła przychodu i za-
bezpieczenie źródła przychodu, nadal nie
posługuje się kategorią kosztów prowa-
dzonej działalności, lecz wiąże pojęcie
kosztu z pojęciem przychodu. Koszt jest
wydatkiem i zaliczenie konkretnego wy-
datku do kosztów uzyskania przychodów
zależy od wykazania jego bezpośredniego
związku z prowadzoną działalnością i od-
powiedniego udokumentowania. Należy
sądzić, że w tej sytuacji wciąż będzie dzia-
łać utrwalony już w orzecznictwie pogląd,
że przy ustalaniu kosztów uzyskania przy-
chodów każdy wydatek – poza wyraźnie
wskazanym w ustawie – wymaga indywi-
dualnej oceny pod kątem bezpośredniego
związku z przychodami i racjonalności
działania dla osiągnięcia przychodu.
A to oznacza, że jeśli nawet konkretny
wydatek nie dotyczy kosztów wymienio-
nych w art. 23, które z mocy prawa nie
mogą być uznane za koszt uzyskania
przychodów, to niejako automatycznie
nie może on być uznany za koszt uzyska-
nia przychodów. Muszą być zachowane
dalsze istotne cechy, takie jak bezpośred-
ni związek kosztu z prowadzoną działal-
nością, a jego poniesienie miało lub mo-
gło mieć bezpośredni wpływ na wielkość
osiągniętego przychodu dla danego ro-
dzaju prowadzonej działalności gospo-
darczej, albo w sposób oczywisty służyło
zabezpieczeniu źródła przychodu czy za-
chowaniu źródła przychodu. Ciężar do-
Podatnik ocenia sam
Takiej oceny musi dokonać sam podat-
nik, decydując się na poniesienie określo-
nych kosztów, bo to na nim w ostateczno-
ści spoczywa ciężar tego faktu, skoro wy-
wodzi z niego określone skutki prawne
w postaci zaliczenia poniesionych wydat-
wodu co do wykazania istnienia związku
przyczynowego nadal jednak spoczywa
na podatniku.
Czego nie wlicza się do kosztów
Wydatki, których nigdy nie można za-
liczyć do kosztów, to:
■
odsetki od własnego kapitału włożo-
nego przez podatnika w źródło przy-
chodów,
UWAGA
WYDATEK UZASADNIONY
Aby dany wydatek mógł zostać zali-
czony do kosztów uzyskania przycho-
dów, podatnik musi wykazać jego
bezpośredni związek z prowadzoną
działalnością oraz to, że jego ponie-
sienie miało lub mogło mieć wpływ
na wielkość osiągniętego przychodu.
Wydatek ten powinien być racjonalny
i gospodarczo uzasadniony
■
wartość własnej pracy podatnika, jego
małżonka i małoletnich dzieci,
a w przypadku prowadzenia działalno-
ści w formie spółki cywilnej lub osobo-
wej spółki handlowej – także małżon-
ków i małoletnich dzieci wspólników,
■
wierzytelności odpisane jako przedaw-
nione,
■
udzielone pożyczki, w tym stracone
pożyczki,
■
darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju,
ków do
kosztów uzyskania przycho-
dów (definicje str. 23)
. Zgodnie z jed-
nym z orzeczeń Naczelnego Sądu Admi-
nistracyjnego, celowość przeznaczenia
określonych składników majątkowych do
prowadzenia działalności gospodarczej
należy do prowadzącego tę działalność.
Organ podatkowy może jedynie zakwe-
stionować określone wydatki jako koszty
uzyskania przychodów, stosując kryteria
wynikające z przepisów prawa.
■
podatek dochodowy, podatek od
spadków i darowizn,
■
jednorazowe odszkodowania z tytułu
wypadków przy pracy i chorób zawo-
dowych w wysokości określonej przez
właściwego ministra oraz dodatkowa
składka ubezpieczeniowa w przypad-
ku stwierdzenia pogorszenia warun-
ków pracy,
■
koszty egzekucyjne związane z niewy-
konaniem zobowiązań,
■
grzywny i kary pieniężne orzeczone
w postępowaniu karnym, karnym skar-
bowym, administracyjnym i w spra-
wach o wykroczenia oraz odsetki od
tych grzywien i kar,
Dowód w rękach podatnika
Na podatniku spoczywa ciężar dowodu, że między poniesionym
wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowy.
i
PODATKI
U
żyte w przepisach dotyczących kosz-
JAK TO ZROBIĆ...
Rozliczanie kosztów
3
■
kary, opłaty i odszkodowania oraz od-
setki od tych zobowiązań z tytułu nie-
przestrzegania przepisów w zakresie
ochrony środowiska oraz niewykonania
nakazów właściwych organów nadzoru
i kontroli dotyczących uchybień w dzie-
dzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
JAK TO ZROBIĆ...
Przedsiębiorca poniósł wydatek w związku z prowadzoną działal-
nością gospodarczą. Jak stwierdzić, czy jest to koszt podatkowy?
■
odsetki za zwłokę z tytułu nietermino-
wych wpłat należności budżetowych,
Najpierw analizujemy, czy potrafimy wykazać związek mię-
dzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością, a konkretnie
w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów. Jeśli potrafimy ten związek wykazać, sprawdzamy, czy w art.
23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawa o PIT)
nie jest on wymieniony jako ten, którego nie można wliczyć w koszty, albo
można wliczyć na specjalnych zasadach (amortyzacja) lub w limitowanej
wysokości (samochód osobowy). Gdy nie mamy wątpliwości, że wy-
datek można zakwalifikować do kosztów, sprawdzamy, czy posia-
damy dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który speł-
nia formalne wymagania dla księgowania go w koszty. I na koniec wy-
datek jako koszt ewidencjonujemy w księdze przychodów i rozchodów.
■
naliczone, lecz niezapłacone albo umo-
rzone odsetki od zobowiązań, w tym
również od pożyczek (kredytów),
■
odsetki, prowizje i różnice kursowe od
pożyczek (kredytów) zwiększających
koszty inwestycji w okresie realizacji
tych inwestycji,
■
kary umowne i odszkodowania z tytu-
łu wad dostarczonych towarów, wyko-
nanych robót i usług oraz zwłoki w do-
starczeniu towaru wolnego od wad
lub zwłoki w usunięciu wad towarów
albo wykonanych robót i usług,
■
opłaty sankcyjne, które zgodnie z od-
rębnymi przepisami podlegają wpła-
cie do budżetu państwa lub budżetów
jednostek samorządu terytorialnego,
w postaci wkładu niepieniężnego, sta-
nowiących równowartość uzyskanych
informacji związanych z wiedzą
w dziedzinie przemysłowej, handlo-
wej, naukowej lub organizacyjnej
(know-how),
Wydatki częściowo zaliczane
Wydatki, które przy zaliczaniu
w koszty są limitowane, to:
■
zakup środków trwałych i wartości
prawnych oraz niematerialnych o war-
tości powyżej 3,5 tys. zł; w koszty
można wliczać tylko za pośrednic-
twem amortyzacji,
■
dodatkowa opłata wymierzana przez
Zakład Ubezpieczeń Społecznych na
podstawie przepisów o systemie ubez-
pieczeń społecznych,
■
straty powstałe w wyniku utraty lub li-
kwidacji samochodów oraz koszty ich
remontów powypadkowych, jeżeli sa-
mochody nie były objęte ubezpiecze-
niem dobrowolnym,
■
koszty uzyskania przychodów ze źró-
deł przychodów znajdujących się na
obszarze Polski lub za granicą, jeżeli
dochody z tych źródeł w ogóle nie
podlegają opodatkowaniu albo są
zwolnione od podatku dochodowego,
■
odpisy amortyzacyjne dotyczące sa-
mochodów osobowych w części prze-
kraczającej 20 tys. euro,
■
wydatki poniesione na zakup zużywa-
jących się stopniowo rzeczowych
składników majątku przedsiębior-
stwa, niezaliczanych do środków
trwałych – w przypadku stwierdze-
nia, że składniki te nie są wykorzysty-
wane dla celów prowadzonej działal-
ności gospodarczej, lecz służą celom
osobistym podatnika, pracowników
lub innych osób, albo bez uzasadnie-
nia znajdują się poza siedzibą przed-
siębiorstwa,
■
straty w środkach trwałych oraz war-
tościach niematerialnych i prawnych –
w części pokrytej sumą odpisów amor-
tyzacyjnych lub powstałe w wyniku li-
kwidacji nie w pełni umorzonych
środków trwałych, jeżeli środki te
utraciły przydatność gospodarczą na
skutek zmiany rodzaju działalności,
■
straty z odpłatnego zbycia wierzytel-
ności, jeśli wcześniej nie zostały one
wliczone w przychody
■
poniesione koszty zaniechanych inwe-
stycji,
■
składki na ubezpieczenie społeczne
oraz Fundusz Pracy i inne fundusze
celowe utworzone na podstawie od-
rębnych ustaw – od nagród i premii
wypłaconych w gotówce lub papierach
wartościowych z dochodu po opodat-
kowanie podatkiem dochodowym,
■
odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fun-
dusze tworzone przez podatnika – jeśli
przepisy nie dają wyraźnego prawa do
ich tworzenia i zaliczania w koszty,
■
straty (koszty) powstałe w wyniku
utraty dokonanych przedpłat (zali-
czek, zadatków) w związku z niewy-
konaniem umowy,
■
wydatki na spłatę pożyczek (kredy-
tów), za wyjątkiem skapitalizowanych
odsetek od tych pożyczek (kredytów),
odpisy amortyzacyjne od wartości po-
czątkowej środków trwałych oraz war-
tości niematerialnych i prawnych:
– nabytych nieodpłatnie, z wyjątkiem
nabytych w drodze spadku lub darowi-
zny, jeżeli nabycie to nie stanowi przy-
chodu z tytułu nieodpłatnego otrzyma-
nia rzeczy lub praw lub dochód z tego
tytułu jest zwolniony od podatku docho-
dowego,
– oddanych do nieodpłatnego używa-
nia, z wyjątkiem nieruchomości – za
miesiące, w których składniki te były od-
dane do nieodpłatnego używania,
■
■
wierzytelności odpisane jako nieścią-
galne, z wyjątkiem takich wierzytel-
ności nieściągalnych, które uprzednio
zostały zarachowane jako przychody
należne i których nieściągalność zo-
stała uprawdopodobniona,
■
niewypłacone, niedokonane lub nie-
postawione do dyspozycji wypłaty,
świadczeń oraz innych należności z ty-
tułu umowy o pracę, a także zasiłki
pieniężne z ubezpieczenia społeczne-
go, do wypłacania których jest zobo-
wiązany pracodawca,
■
składki na rzecz organizacji, do których
przynależność podatnika nie jest obo-
wiązkowa, z wyjątkiem składek na
rzecz organizacji zrzeszających przed-
siębiorców i pracodawców, działają-
cych na podstawie odrębnych ustaw –
do wysokości łącznie nieprzekraczają-
cej w roku podatkowym kwoty odpo-
wiadającej 0,15 proc. kwoty wynagro-
dzeń wypłaconych w poprzednim roku
podatkowym, stanowiących podstawę
■
nieopłacone do Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych składki, w części finanso-
wanej przez płatnika składek (praco-
dawcę lub zleceniodawcę),
■
koszty reprezentacji, w szczególności
poniesione na usługi gastronomiczne,
zakup żywności oraz napojów, w tym
alkoholowych (to nowość – szerzej
o tym w dalszej części poradnika).
odpisy amortyzacyjne od wartości po-
czątkowej wartości niematerialnych
i prawnych wniesionych do spółki
➤
PROBLEM:
ROZWIĄZANIE:
■
4
zeszyt
8
wymiaru składek na ubezpieczenie
społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wy-
płacał tych wynagrodzeń, kwota skła-
dek zaliczana do kosztów uzyskania
przychodów w roku podatkowym nie
może przekroczyć kwoty odpowiadają-
cej kwocie 114 zł oraz wpłaty podatni-
ków prowadzących działalność gospo-
darczą w dziedzinie turystyki, wypo-
czynku, sportu i rekreacji na rzecz Pol-
skiej Organizacji Turystycznej,
i
Reprezentacja bez ulgi
Wydatki na reprezentację – np. na zakup żywności – nie należą do kosztów
podatkowych.
i usług – jeżeli naliczony podatek od to-
warów i usług nie powiększa wartości
środka trwałego lub wartości niemate-
rialnej i prawnej,
– podatek należny w przypadku im-
portu usług oraz wewnątrzwspólnotowe-
go nabycia towarów, jeżeli nie stanowi
on podatku naliczonego w rozumieniu
przepisów o podatku od towarów i usług;
kosztem uzyskania przychodów nie jest
jednak podatek należny w części prze-
kraczającej kwotę podatku od nabycia
tych towarów i usług, która mogłaby sta-
nowić podatek naliczony w rozumieniu
przepisów o podatku od towarów i usług
– przekazania lub zużycia przez podatni-
ka towarów lub świadczenia usług na po-
trzeby reprezentacji i reklamy, obliczony
zgodnie z odrębnymi przepisami,
– kwota podatku od towarów i usług,
nieuwzględniona w wartości początkowej
środków trwałych oraz wartości niemate-
rialnych i prawnych, podlegających amor-
tyzacji lub dotycząca innych rzeczy lub
praw niebędących środkami trwałymi lub
wartościami niematerialnymi i prawnymi
podlegającymi tej amortyzacji – w tej czę-
ści, w jakiej dokonano korekty powodują-
cej zmniejszenie podatku odliczonego
zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
■
czającej kwotę wynikającą z pomnoże-
nia liczby kilometrów faktycznego
przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km
przebiegu, określonej w odrębnych
przepisach wydanych przez właściwe-
go ministra; w celu ustalenia faktycz-
nego przebiegu samochodu podatnik
jest obowiązany do prowadzenia ewi-
dencji przebiegu pojazdu,
■
wydatki ponoszone na rzecz pracow-
ników z tytułu używania przez nich
samochodów na potrzeby wykonywa-
nej działalności w celu odbycia podró-
ży służbowej (jazdy zamiejscowe)
w wysokości przekraczającej kwotę
ustaloną przy zastosowaniu stawek za
jeden kilometr przebiegu pojazdu,
a w jazdach lokalnych – w wysokości
przekraczającej wysokość miesięczne-
go ryczałtu pieniężnego albo w wyso-
kości przekraczającej stawki za jeden
kilometr przebiegu pojazdu,
■
składki na ubezpieczenie samochodu
osobowego w wysokości przekraczają-
cej ich część ustaloną w takiej propor-
cji, w jakiej pozostaje równowartość
20 tys. euro, przeliczona na złote we-
dług kursu sprzedaży walut obcych,
■
wartość diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działalność
gospodarczą i osób z nimi współpra-
cujących – w części przekraczającej
wysokość diet przysługujących pra-
cownikom,
■
wydatki pracodawcy na działalność so-
cjalną, o której mowa w przepisach o za-
kładowym funduszu świadczeń socjal-
nych; kosztem uzyskania przychodów
są jednak świadczenia urlopowe wypła-
cone zgodnie z przepisami o zakłado-
wym funduszu świadczeń socjalnych,
■
składki opłacone przez pracodawcę
z tytułu zawartych lub odnowionych
umów ubezpieczenia na rzecz pra-
cowników, z wyjątkiem umów doty-
czących ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu l
oraz grupy 1 i 2 działu II, jeżeli upraw-
nionym do otrzymania świadczenia
nie jest pracodawca i umowa ubezpie-
czenia w okresie pięciu lat, licząc od
końca roku kalendarzowego, w któ-
rym ją zawarto lub odnowiono, wy-
klucza wypłatę kwoty stanowiącej
wartość odstąpienia od umowy, moż-
liwość zaciągania zobowiązań pod za-
staw praw wynikających z umowy,
wypłatę z tytułu dożycia wieku ozna-
czonego w umowie.
■
podatek od towarów i usług, z tym że
jest kosztem uzyskania przychodów:
– podatek naliczony, jeżeli podatnik
zwolniony jest od podatku od towarów
i usług lub nabył towary i usługi w celu
wytworzenia albo odprzedaży towarów
lub świadczenia usług zwolnionych od
podatku od towarów i usług oraz w tej
części, w której zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług podatni-
kowi nie przysługuje obniżenie kwoty
lub zwrot różnicy podatku od towarów
wydatki zaliczone do kosztów uzyska-
nia przychodów z tytułu używania nie-
wprowadzonego do ewidencji środków
trwałych samochodu osobowego,
w tym także stanowiącego własność
osoby prowadzącej działalność gospo-
darczą, dla potrzeb działalności gospo-
darczej podatnika – w części przekra-
Jak księgować wydatki w koszty firmy
Gdy mamy pewność, że dany wydatek możemy uznać
za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, możemy
o wydatkowaną kwotę obniżyć dochód do opodatkowania. Wcześniej jednak
wydatek trzeba zaksięgować, a będzie to możliwe tylko wtedy, gdy fakt jego
poniesienia mamy udokumentowany w postaci dowodu księgowego.
DOWÓD W WALUCIE OBCEJ
Jeżeli w dowodzie podane jest war-
tościowe określenie operacji go-
spodarczej tylko w walucie obcej,
podatnik posiadający ten dowód
jest obowiązany przeliczyć walutę
obcą na złote, po obowiązującym
w dniu dokonania operacji kursie.
Wynik przeliczenia należy zamieścić
w wolnych polach dowodu lub
w załączniku do dowodu sporzą-
dzonego w walucie obcej.
z prowadzoną działalnością gospo-
darczą osoby fizycznej został zaliczony
do kosztów uzyskania przychodów, musi
być zaewidencjonowany w podatkowej
księdze przychodów i rozchodów.
w szczególności faktury VAT marża,
faktury VAT RR, faktury VAT MP, doku-
menty celne, rachunki oraz faktury ko-
rygujące i noty korygujące, odpowiada-
jące warunkom określonym w ustawie
o rachunkowości oraz w przepisach Or-
dynacji podatkowej i regulujących po-
datek od towarów i usług. Dowodami
księgowymi są też inne dowody, stwier-
dzające dokonanie operacji gospodar-
Dowody księgowe
Podstawą zapisów w księdze są do-
wody księgowe, którymi są faktury VAT,
■
PODATKI
A
by wydatek poniesiony w związku
JAK TO ZROBIĆ...
Rozliczanie kosztów
5
czej zgodnie z jej rzeczywistym przebie-
giem, oznaczone numerem lub w inny
sposób umożliwiające powiązanie do-
wodu z zapisami księgowymi dokona-
nymi na jego podstawie i zawierające co
najmniej:
■
Na udokumentowanie zapisów w księ-
dze, dotyczących niektórych kosztów (wy-
datków), mogą być sporządzone doku-
menty zaopatrzone w datę i podpisy osób,
które bezpośrednio dokonały wydatków
(dowody wewnętrzne), określające: przy
zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę
jednostkową i wartość, a w innych przy-
padkach – przedmiot operacji gospodar-
czych i wysokość kosztu (wydatku).
WYDATKI NA DELEGACJĘ
wiarygodne określenie wystawcy lub
wskazanie stron (nazwę i adresy)
uczestniczących w operacji gospodar-
czej, której dowód dotyczy,
Dowody wewnętrzne dotyczące
rozliczenia kosztów podróży służ-
bowych pracowników oraz warto-
ści diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działal-
ność gospodarczą i osób z nimi
współpracujących powinny zawie-
rać co najmniej następujące dane:
imię i nazwisko, cel podróży, nazwę
miejscowości docelowej, liczbę go-
dzin i dni przebywania w podróży
służbowej (data i godzina wyjazdu
oraz powrotu), stawkę i wartość
przysługujących diet.
■
datę wystawienia dowodu oraz datę
lub okres dokonania operacji gospo-
darczej, której dowód dotyczy, z tym
że jeżeli data dokonania operacji go-
spodarczej odpowiada dacie wysta-
wienia dowodu, wystarcza podanie
jednej daty,
Kiedy dowody wewnętrzne
Na podstawie
dowodów wewnętrz-
nych (definicje str. 23)
można doku-
mentować w księdze jedynie:
■
zakupy, bezpośrednio od krajowego
producenta lub hodowcy, produktów
roślinnych i zwierzęcych, nieprzero-
bionych sposobem przemysłowym lub
przerobionych sposobem przemysło-
wym, jeżeli przerób polega na kisze-
niu produktów roślinnych lub prze-
twórstwie mleka albo na uboju zwie-
rząt rzeźnych i obróbce poubojowej
tych zwierząt,
■
przedmiot operacji gospodarczej i jego
wartość oraz ilościowe określenie, je-
żeli przedmiot operacji jest wymierny
w jednostkach naturalnych,
PRZYKŁAD: BŁĄD W DOWODZIE
UWAGA
KOREKTA DOWODÓW
Dowody obce mogą być poprawione
przez wystawienie i przesłanie
kontrahentowi dowodu
korygującego (noty). Dowody własne
zewnętrzne przesłane uprzednio
kontrahentowi mogą być
poprawione tylko przez wystawienie
dowodu korygującego (noty)
Podatnik wystawił dowód we-
wnętrzny dokumentujący wydatki
poniesione na zakup energii elek-
trycznej do części domu, w którym
prowadzi działalność. Ustalając wy-
sokość kosztu uzyskania przycho-
du, omyłkowo przemnożył przez
ustaloną wcześniej stopę procento-
wą kwotę brutto zamiast netto. Po-
nieważ jest płatnikiem VAT i odlicza
podatek naliczony od należnego,
musi skorygować wysokość kosztu,
biorąc za podstawę kwotę netto.
W związku z tym może wystawiony
już dokument poprawić przez skre-
ślenie złej kwoty i wpisanie obok
kwoty właściwej (w cyfrach i słow-
nie). Dodatkowo składa przy po-
prawce podpis i wpisuje datę doko-
nania poprawki.
■
zakupy od ludności, sklasyfikowanych
w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów
i Usług (PKWiU), surowców roślin zie-
larskich i ziół dziko rosnących leśnych
(PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców
leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzy-
bów (PKWiU 01.12.13-00.43),
■
wartości produktów roślinnych i zwie-
rzęcych pochodzących z własnej upra-
wy lub hodowli prowadzonej przez
podatnika,
podpisy osób uprawnionych do prawi-
dłowego udokumentowania operacji
gospodarczych.
Za dowody księgowe uważa się rów-
nież:
■
■
zakupy w jednostkach handlu deta-
licznego materiałów pomocniczych,
■
koszty diet i inne należności za czas
podróży służbowej pracowników oraz
wartości diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działalność
gospodarczą i osób z nimi współpracu-
jących,
dzienne zestawienia dowodów (faktur
dotyczących sprzedaży) sporządzone do
zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
noty księgowe, sporządzone w celu
skorygowania zapisu dotyczącego
operacji gospodarczej, wynikającej
z dowodu obcego lub własnego, otrzy-
mane od kontrahenta podatnika lub
przekazane kontrahentowi;
■
dowody przesunięć (definicje str.
23);
■
zakupy od ludności odpadów poużyt-
kowych, stanowiących surowce wtór-
ne, z wyłączeniem zakupu (skupu)
metali nieżelaznych oraz przeznaczo-
nych na złom samochodów i ich części
składowych,
wydatki związane z parkowaniem sa-
mochodu, w sytuacji gdy są one po-
parte dokumentami niezawierającymi
wszystkich danych wymaganych od
standardowego dowodu księgowego;
podstawą do wystawienia dowodu
wewnętrznego w takim przypadku
jest bilet z parkometru, kupon, bilet
jednorazowy załączony do sporządzo-
nego dowodu.
Zakup w jednostkach handlu detalicz-
nego materiałów, środków czystości
i bhp oraz materiałów biurowych może
być potwierdzony paragonami zaopa-
trzonymi w datę i stempel (oznaczenie)
jednostki wydającej paragon – określają-
cymi ilość, cenę jednostkową oraz war-
tość, za jaką dokonano zakupu. Na od-
wrocie paragonu podatnik musi uzupeł-
■
dowody opłat pocztowych i banko-
wych;
■
wydatki związane z opłatami za
czynsz, energię elektryczną, telefon,
wodę, gaz i centralne ogrzewanie,
w części przypadającej na działalność
gospodarczą; podstawą do sporządze-
nia tego dowodu jest dokument obej-
mujący całość opłat na te cele,
inne dowody opłat, w tym dokonywa-
nych na podstawie książeczek opłat.
Dowód księgowy powinien być spo-
rządzony w języku polskim. Treść dowo-
du musi być pełna i zrozumiała. Dopusz-
czalne jest stosowanie skrótów ogólnie
przyjętych.
■
opłaty uiszczane znakami opłaty skar-
bowej oraz opłaty sądowe i notarialne,
0,5
proc.
Dopuszczalne błędy
Takiej części przychodu nie mogą przekroczyć błędne kwoty
w księdze. Inaczej będzie uznana za nierzetelną.
➤
■
■
■
■
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
zanotowane.pl doc.pisz.pl pdf.pisz.pl jajeczko.pev.pl
ENCYKLOPEDIA
MAŁEGO PRZEDSIĘBIORCY
8
Jak to zrobić...
■
Wydatki przedsiębiorców
Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym, dokumentować wydatki
i wpisywać je do podatkowej księgi przychodów i rozchodów
■
Amortyzacja
Jak korzystnie wliczać odpisy w koszty działalności – kiedy można stosować
amortyzację ekspresową, a kiedy należy liniową czy degresywną
■
Samochód w przedsiębiorstwie
Jaki VAT można odliczyć kupując samochód fi rmowy, jak rozliczać wydatki
na jego eksploatację i go amortyzować
■
Wydatki na siedzibę fi rmy
Jakie wydatki na wyposażenie siedziby przedsiębiorstwa można zaliczyć
do kosztów podatkowych i jak je dokumentować
■
Koszty fi nansowe
Kto i jak może odliczać koszty przychodów z kapitałów pieniężnych,
jak należy rozliczać różnice kursowe
■
Rozliczanie wynagrodzeń
Jakie obowiązki ma pracodawca, jak powinien ustalać koszty uzyskania
przychodów pracowników i rozliczać wynagrodzenia w fi rmie
PIENIĄDZE
■
Reprezentacja i reklama
Jakie zmiany obowiązują od 2007 roku, co różni wydatki na reklamę
od kosztów reprezentacyjnych i jak je rozliczać
UMOWY
PROCEDURY
■
Podróże służbowe
Od czego zależy sposób rozliczenia delegacji, jaki wyjazd przedsiębiorcy
można uznać za podróż służbową, jakie diety zaliczyć do kosztów
PODATKI
PRACOWNICY
Wielka
Rozliczanie kosztów
2
zeszyt
8
1
Wydatki
przedsiębiorców
Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym
Od początku 2007 roku w prawie podatkowym obowiązuje
nowa definicja kosztu uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania
przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
wymienionych w ustawie.
LISTA OGRANICZEŃ
Koszty, których nie można wliczyć
w koszt prowadzonej działalności –
i to nawet wówczas, gdy istnieje ich
ewidentny związek z prowadzoną
działalnością – można podzielić na
dwie grupy: takie, które w pełnej
wysokości nie mogą być wliczone,
oraz takie, które za koszt uznać
można, ale tylko do pewnych gra-
nic. Katalog ten ulega stałym mody-
fikacjom, dlatego każdy podatnik
musi śledzić zmiany legislacyjne
w ustawach podatkowych. Aktual-
nie składa się nań około 60 pozycji.
tów uzyskania przychodów pojęcie
wszelkich kosztów jest pojęciem szero-
kim. Obejmuje wszelkie wydatki pono-
szone przy prowadzeniu działalności go-
spodarczej pod warunkiem jednak, że
wydatki te zostały faktycznie poniesione
oraz że pomiędzy wydatkami a przycho-
dem zachodzi związek przyczynowo-
-skutkowy tego typu, że poniesione wy-
datki mają wpływ na powstanie lub
zwiększenie tego przychodu.
Obecnie więc przy kwalifikowaniu
wydatku w koszty podatkowe trzeba
stwierdzić, czy spełniają one dwa nastę-
pujące warunki: wydatek musi być po-
niesiony w celu uzyskania przychodu lub
zabezpieczenia albo zachowania źródła
przychodów oraz nie może to być wyda-
tek wymieniony w zamkniętym katalogu
negatywnym (art. 23 ustawy o PIT).
Ustawodawca, choć poszerzył zakres
wydatków uznawanych za koszty o dwa
cele: zachowanie źródła przychodu i za-
bezpieczenie źródła przychodu, nadal nie
posługuje się kategorią kosztów prowa-
dzonej działalności, lecz wiąże pojęcie
kosztu z pojęciem przychodu. Koszt jest
wydatkiem i zaliczenie konkretnego wy-
datku do kosztów uzyskania przychodów
zależy od wykazania jego bezpośredniego
związku z prowadzoną działalnością i od-
powiedniego udokumentowania. Należy
sądzić, że w tej sytuacji wciąż będzie dzia-
łać utrwalony już w orzecznictwie pogląd,
że przy ustalaniu kosztów uzyskania przy-
chodów każdy wydatek – poza wyraźnie
wskazanym w ustawie – wymaga indywi-
dualnej oceny pod kątem bezpośredniego
związku z przychodami i racjonalności
działania dla osiągnięcia przychodu.
A to oznacza, że jeśli nawet konkretny
wydatek nie dotyczy kosztów wymienio-
nych w art. 23, które z mocy prawa nie
mogą być uznane za koszt uzyskania
przychodów, to niejako automatycznie
nie może on być uznany za koszt uzyska-
nia przychodów. Muszą być zachowane
dalsze istotne cechy, takie jak bezpośred-
ni związek kosztu z prowadzoną działal-
nością, a jego poniesienie miało lub mo-
gło mieć bezpośredni wpływ na wielkość
osiągniętego przychodu dla danego ro-
dzaju prowadzonej działalności gospo-
darczej, albo w sposób oczywisty służyło
zabezpieczeniu źródła przychodu czy za-
chowaniu źródła przychodu. Ciężar do-
Podatnik ocenia sam
Takiej oceny musi dokonać sam podat-
nik, decydując się na poniesienie określo-
nych kosztów, bo to na nim w ostateczno-
ści spoczywa ciężar tego faktu, skoro wy-
wodzi z niego określone skutki prawne
w postaci zaliczenia poniesionych wydat-
wodu co do wykazania istnienia związku
przyczynowego nadal jednak spoczywa
na podatniku.
Czego nie wlicza się do kosztów
Wydatki, których nigdy nie można za-
liczyć do kosztów, to:
■
odsetki od własnego kapitału włożo-
nego przez podatnika w źródło przy-
chodów,
UWAGA
WYDATEK UZASADNIONY
Aby dany wydatek mógł zostać zali-
czony do kosztów uzyskania przycho-
dów, podatnik musi wykazać jego
bezpośredni związek z prowadzoną
działalnością oraz to, że jego ponie-
sienie miało lub mogło mieć wpływ
na wielkość osiągniętego przychodu.
Wydatek ten powinien być racjonalny
i gospodarczo uzasadniony
■
wartość własnej pracy podatnika, jego
małżonka i małoletnich dzieci,
a w przypadku prowadzenia działalno-
ści w formie spółki cywilnej lub osobo-
wej spółki handlowej – także małżon-
ków i małoletnich dzieci wspólników,
■
wierzytelności odpisane jako przedaw-
nione,
■
udzielone pożyczki, w tym stracone
pożyczki,
■
darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju,
ków do
kosztów uzyskania przycho-
dów (definicje str. 23)
. Zgodnie z jed-
nym z orzeczeń Naczelnego Sądu Admi-
nistracyjnego, celowość przeznaczenia
określonych składników majątkowych do
prowadzenia działalności gospodarczej
należy do prowadzącego tę działalność.
Organ podatkowy może jedynie zakwe-
stionować określone wydatki jako koszty
uzyskania przychodów, stosując kryteria
wynikające z przepisów prawa.
■
podatek dochodowy, podatek od
spadków i darowizn,
■
jednorazowe odszkodowania z tytułu
wypadków przy pracy i chorób zawo-
dowych w wysokości określonej przez
właściwego ministra oraz dodatkowa
składka ubezpieczeniowa w przypad-
ku stwierdzenia pogorszenia warun-
ków pracy,
■
koszty egzekucyjne związane z niewy-
konaniem zobowiązań,
■
grzywny i kary pieniężne orzeczone
w postępowaniu karnym, karnym skar-
bowym, administracyjnym i w spra-
wach o wykroczenia oraz odsetki od
tych grzywien i kar,
Dowód w rękach podatnika
Na podatniku spoczywa ciężar dowodu, że między poniesionym
wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowy.
i
PODATKI
U
żyte w przepisach dotyczących kosz-
JAK TO ZROBIĆ...
Rozliczanie kosztów
3
■
kary, opłaty i odszkodowania oraz od-
setki od tych zobowiązań z tytułu nie-
przestrzegania przepisów w zakresie
ochrony środowiska oraz niewykonania
nakazów właściwych organów nadzoru
i kontroli dotyczących uchybień w dzie-
dzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
JAK TO ZROBIĆ...
Przedsiębiorca poniósł wydatek w związku z prowadzoną działal-
nością gospodarczą. Jak stwierdzić, czy jest to koszt podatkowy?
■
odsetki za zwłokę z tytułu nietermino-
wych wpłat należności budżetowych,
Najpierw analizujemy, czy potrafimy wykazać związek mię-
dzy poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością, a konkretnie
w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów. Jeśli potrafimy ten związek wykazać, sprawdzamy, czy w art.
23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawa o PIT)
nie jest on wymieniony jako ten, którego nie można wliczyć w koszty, albo
można wliczyć na specjalnych zasadach (amortyzacja) lub w limitowanej
wysokości (samochód osobowy). Gdy nie mamy wątpliwości, że wy-
datek można zakwalifikować do kosztów, sprawdzamy, czy posia-
damy dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który speł-
nia formalne wymagania dla księgowania go w koszty. I na koniec wy-
datek jako koszt ewidencjonujemy w księdze przychodów i rozchodów.
■
naliczone, lecz niezapłacone albo umo-
rzone odsetki od zobowiązań, w tym
również od pożyczek (kredytów),
■
odsetki, prowizje i różnice kursowe od
pożyczek (kredytów) zwiększających
koszty inwestycji w okresie realizacji
tych inwestycji,
■
kary umowne i odszkodowania z tytu-
łu wad dostarczonych towarów, wyko-
nanych robót i usług oraz zwłoki w do-
starczeniu towaru wolnego od wad
lub zwłoki w usunięciu wad towarów
albo wykonanych robót i usług,
■
opłaty sankcyjne, które zgodnie z od-
rębnymi przepisami podlegają wpła-
cie do budżetu państwa lub budżetów
jednostek samorządu terytorialnego,
w postaci wkładu niepieniężnego, sta-
nowiących równowartość uzyskanych
informacji związanych z wiedzą
w dziedzinie przemysłowej, handlo-
wej, naukowej lub organizacyjnej
(know-how),
Wydatki częściowo zaliczane
Wydatki, które przy zaliczaniu
w koszty są limitowane, to:
■
zakup środków trwałych i wartości
prawnych oraz niematerialnych o war-
tości powyżej 3,5 tys. zł; w koszty
można wliczać tylko za pośrednic-
twem amortyzacji,
■
dodatkowa opłata wymierzana przez
Zakład Ubezpieczeń Społecznych na
podstawie przepisów o systemie ubez-
pieczeń społecznych,
■
straty powstałe w wyniku utraty lub li-
kwidacji samochodów oraz koszty ich
remontów powypadkowych, jeżeli sa-
mochody nie były objęte ubezpiecze-
niem dobrowolnym,
■
koszty uzyskania przychodów ze źró-
deł przychodów znajdujących się na
obszarze Polski lub za granicą, jeżeli
dochody z tych źródeł w ogóle nie
podlegają opodatkowaniu albo są
zwolnione od podatku dochodowego,
■
odpisy amortyzacyjne dotyczące sa-
mochodów osobowych w części prze-
kraczającej 20 tys. euro,
■
wydatki poniesione na zakup zużywa-
jących się stopniowo rzeczowych
składników majątku przedsiębior-
stwa, niezaliczanych do środków
trwałych – w przypadku stwierdze-
nia, że składniki te nie są wykorzysty-
wane dla celów prowadzonej działal-
ności gospodarczej, lecz służą celom
osobistym podatnika, pracowników
lub innych osób, albo bez uzasadnie-
nia znajdują się poza siedzibą przed-
siębiorstwa,
■
straty w środkach trwałych oraz war-
tościach niematerialnych i prawnych –
w części pokrytej sumą odpisów amor-
tyzacyjnych lub powstałe w wyniku li-
kwidacji nie w pełni umorzonych
środków trwałych, jeżeli środki te
utraciły przydatność gospodarczą na
skutek zmiany rodzaju działalności,
■
straty z odpłatnego zbycia wierzytel-
ności, jeśli wcześniej nie zostały one
wliczone w przychody
■
poniesione koszty zaniechanych inwe-
stycji,
■
składki na ubezpieczenie społeczne
oraz Fundusz Pracy i inne fundusze
celowe utworzone na podstawie od-
rębnych ustaw – od nagród i premii
wypłaconych w gotówce lub papierach
wartościowych z dochodu po opodat-
kowanie podatkiem dochodowym,
■
odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fun-
dusze tworzone przez podatnika – jeśli
przepisy nie dają wyraźnego prawa do
ich tworzenia i zaliczania w koszty,
■
straty (koszty) powstałe w wyniku
utraty dokonanych przedpłat (zali-
czek, zadatków) w związku z niewy-
konaniem umowy,
■
wydatki na spłatę pożyczek (kredy-
tów), za wyjątkiem skapitalizowanych
odsetek od tych pożyczek (kredytów),
odpisy amortyzacyjne od wartości po-
czątkowej środków trwałych oraz war-
tości niematerialnych i prawnych:
– nabytych nieodpłatnie, z wyjątkiem
nabytych w drodze spadku lub darowi-
zny, jeżeli nabycie to nie stanowi przy-
chodu z tytułu nieodpłatnego otrzyma-
nia rzeczy lub praw lub dochód z tego
tytułu jest zwolniony od podatku docho-
dowego,
– oddanych do nieodpłatnego używa-
nia, z wyjątkiem nieruchomości – za
miesiące, w których składniki te były od-
dane do nieodpłatnego używania,
■
■
wierzytelności odpisane jako nieścią-
galne, z wyjątkiem takich wierzytel-
ności nieściągalnych, które uprzednio
zostały zarachowane jako przychody
należne i których nieściągalność zo-
stała uprawdopodobniona,
■
niewypłacone, niedokonane lub nie-
postawione do dyspozycji wypłaty,
świadczeń oraz innych należności z ty-
tułu umowy o pracę, a także zasiłki
pieniężne z ubezpieczenia społeczne-
go, do wypłacania których jest zobo-
wiązany pracodawca,
■
składki na rzecz organizacji, do których
przynależność podatnika nie jest obo-
wiązkowa, z wyjątkiem składek na
rzecz organizacji zrzeszających przed-
siębiorców i pracodawców, działają-
cych na podstawie odrębnych ustaw –
do wysokości łącznie nieprzekraczają-
cej w roku podatkowym kwoty odpo-
wiadającej 0,15 proc. kwoty wynagro-
dzeń wypłaconych w poprzednim roku
podatkowym, stanowiących podstawę
■
nieopłacone do Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych składki, w części finanso-
wanej przez płatnika składek (praco-
dawcę lub zleceniodawcę),
■
koszty reprezentacji, w szczególności
poniesione na usługi gastronomiczne,
zakup żywności oraz napojów, w tym
alkoholowych (to nowość – szerzej
o tym w dalszej części poradnika).
odpisy amortyzacyjne od wartości po-
czątkowej wartości niematerialnych
i prawnych wniesionych do spółki
➤
PROBLEM:
ROZWIĄZANIE:
■
4
zeszyt
8
wymiaru składek na ubezpieczenie
społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wy-
płacał tych wynagrodzeń, kwota skła-
dek zaliczana do kosztów uzyskania
przychodów w roku podatkowym nie
może przekroczyć kwoty odpowiadają-
cej kwocie 114 zł oraz wpłaty podatni-
ków prowadzących działalność gospo-
darczą w dziedzinie turystyki, wypo-
czynku, sportu i rekreacji na rzecz Pol-
skiej Organizacji Turystycznej,
i
Reprezentacja bez ulgi
Wydatki na reprezentację – np. na zakup żywności – nie należą do kosztów
podatkowych.
i usług – jeżeli naliczony podatek od to-
warów i usług nie powiększa wartości
środka trwałego lub wartości niemate-
rialnej i prawnej,
– podatek należny w przypadku im-
portu usług oraz wewnątrzwspólnotowe-
go nabycia towarów, jeżeli nie stanowi
on podatku naliczonego w rozumieniu
przepisów o podatku od towarów i usług;
kosztem uzyskania przychodów nie jest
jednak podatek należny w części prze-
kraczającej kwotę podatku od nabycia
tych towarów i usług, która mogłaby sta-
nowić podatek naliczony w rozumieniu
przepisów o podatku od towarów i usług
– przekazania lub zużycia przez podatni-
ka towarów lub świadczenia usług na po-
trzeby reprezentacji i reklamy, obliczony
zgodnie z odrębnymi przepisami,
– kwota podatku od towarów i usług,
nieuwzględniona w wartości początkowej
środków trwałych oraz wartości niemate-
rialnych i prawnych, podlegających amor-
tyzacji lub dotycząca innych rzeczy lub
praw niebędących środkami trwałymi lub
wartościami niematerialnymi i prawnymi
podlegającymi tej amortyzacji – w tej czę-
ści, w jakiej dokonano korekty powodują-
cej zmniejszenie podatku odliczonego
zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
■
czającej kwotę wynikającą z pomnoże-
nia liczby kilometrów faktycznego
przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km
przebiegu, określonej w odrębnych
przepisach wydanych przez właściwe-
go ministra; w celu ustalenia faktycz-
nego przebiegu samochodu podatnik
jest obowiązany do prowadzenia ewi-
dencji przebiegu pojazdu,
■
wydatki ponoszone na rzecz pracow-
ników z tytułu używania przez nich
samochodów na potrzeby wykonywa-
nej działalności w celu odbycia podró-
ży służbowej (jazdy zamiejscowe)
w wysokości przekraczającej kwotę
ustaloną przy zastosowaniu stawek za
jeden kilometr przebiegu pojazdu,
a w jazdach lokalnych – w wysokości
przekraczającej wysokość miesięczne-
go ryczałtu pieniężnego albo w wyso-
kości przekraczającej stawki za jeden
kilometr przebiegu pojazdu,
■
składki na ubezpieczenie samochodu
osobowego w wysokości przekraczają-
cej ich część ustaloną w takiej propor-
cji, w jakiej pozostaje równowartość
20 tys. euro, przeliczona na złote we-
dług kursu sprzedaży walut obcych,
■
wartość diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działalność
gospodarczą i osób z nimi współpra-
cujących – w części przekraczającej
wysokość diet przysługujących pra-
cownikom,
■
wydatki pracodawcy na działalność so-
cjalną, o której mowa w przepisach o za-
kładowym funduszu świadczeń socjal-
nych; kosztem uzyskania przychodów
są jednak świadczenia urlopowe wypła-
cone zgodnie z przepisami o zakłado-
wym funduszu świadczeń socjalnych,
■
składki opłacone przez pracodawcę
z tytułu zawartych lub odnowionych
umów ubezpieczenia na rzecz pra-
cowników, z wyjątkiem umów doty-
czących ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu l
oraz grupy 1 i 2 działu II, jeżeli upraw-
nionym do otrzymania świadczenia
nie jest pracodawca i umowa ubezpie-
czenia w okresie pięciu lat, licząc od
końca roku kalendarzowego, w któ-
rym ją zawarto lub odnowiono, wy-
klucza wypłatę kwoty stanowiącej
wartość odstąpienia od umowy, moż-
liwość zaciągania zobowiązań pod za-
staw praw wynikających z umowy,
wypłatę z tytułu dożycia wieku ozna-
czonego w umowie.
■
podatek od towarów i usług, z tym że
jest kosztem uzyskania przychodów:
– podatek naliczony, jeżeli podatnik
zwolniony jest od podatku od towarów
i usług lub nabył towary i usługi w celu
wytworzenia albo odprzedaży towarów
lub świadczenia usług zwolnionych od
podatku od towarów i usług oraz w tej
części, w której zgodnie z przepisami
o podatku od towarów i usług podatni-
kowi nie przysługuje obniżenie kwoty
lub zwrot różnicy podatku od towarów
wydatki zaliczone do kosztów uzyska-
nia przychodów z tytułu używania nie-
wprowadzonego do ewidencji środków
trwałych samochodu osobowego,
w tym także stanowiącego własność
osoby prowadzącej działalność gospo-
darczą, dla potrzeb działalności gospo-
darczej podatnika – w części przekra-
Jak księgować wydatki w koszty firmy
Gdy mamy pewność, że dany wydatek możemy uznać
za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, możemy
o wydatkowaną kwotę obniżyć dochód do opodatkowania. Wcześniej jednak
wydatek trzeba zaksięgować, a będzie to możliwe tylko wtedy, gdy fakt jego
poniesienia mamy udokumentowany w postaci dowodu księgowego.
DOWÓD W WALUCIE OBCEJ
Jeżeli w dowodzie podane jest war-
tościowe określenie operacji go-
spodarczej tylko w walucie obcej,
podatnik posiadający ten dowód
jest obowiązany przeliczyć walutę
obcą na złote, po obowiązującym
w dniu dokonania operacji kursie.
Wynik przeliczenia należy zamieścić
w wolnych polach dowodu lub
w załączniku do dowodu sporzą-
dzonego w walucie obcej.
z prowadzoną działalnością gospo-
darczą osoby fizycznej został zaliczony
do kosztów uzyskania przychodów, musi
być zaewidencjonowany w podatkowej
księdze przychodów i rozchodów.
w szczególności faktury VAT marża,
faktury VAT RR, faktury VAT MP, doku-
menty celne, rachunki oraz faktury ko-
rygujące i noty korygujące, odpowiada-
jące warunkom określonym w ustawie
o rachunkowości oraz w przepisach Or-
dynacji podatkowej i regulujących po-
datek od towarów i usług. Dowodami
księgowymi są też inne dowody, stwier-
dzające dokonanie operacji gospodar-
Dowody księgowe
Podstawą zapisów w księdze są do-
wody księgowe, którymi są faktury VAT,
■
PODATKI
A
by wydatek poniesiony w związku
JAK TO ZROBIĆ...
Rozliczanie kosztów
5
czej zgodnie z jej rzeczywistym przebie-
giem, oznaczone numerem lub w inny
sposób umożliwiające powiązanie do-
wodu z zapisami księgowymi dokona-
nymi na jego podstawie i zawierające co
najmniej:
■
Na udokumentowanie zapisów w księ-
dze, dotyczących niektórych kosztów (wy-
datków), mogą być sporządzone doku-
menty zaopatrzone w datę i podpisy osób,
które bezpośrednio dokonały wydatków
(dowody wewnętrzne), określające: przy
zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę
jednostkową i wartość, a w innych przy-
padkach – przedmiot operacji gospodar-
czych i wysokość kosztu (wydatku).
WYDATKI NA DELEGACJĘ
wiarygodne określenie wystawcy lub
wskazanie stron (nazwę i adresy)
uczestniczących w operacji gospodar-
czej, której dowód dotyczy,
Dowody wewnętrzne dotyczące
rozliczenia kosztów podróży służ-
bowych pracowników oraz warto-
ści diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działal-
ność gospodarczą i osób z nimi
współpracujących powinny zawie-
rać co najmniej następujące dane:
imię i nazwisko, cel podróży, nazwę
miejscowości docelowej, liczbę go-
dzin i dni przebywania w podróży
służbowej (data i godzina wyjazdu
oraz powrotu), stawkę i wartość
przysługujących diet.
■
datę wystawienia dowodu oraz datę
lub okres dokonania operacji gospo-
darczej, której dowód dotyczy, z tym
że jeżeli data dokonania operacji go-
spodarczej odpowiada dacie wysta-
wienia dowodu, wystarcza podanie
jednej daty,
Kiedy dowody wewnętrzne
Na podstawie
dowodów wewnętrz-
nych (definicje str. 23)
można doku-
mentować w księdze jedynie:
■
zakupy, bezpośrednio od krajowego
producenta lub hodowcy, produktów
roślinnych i zwierzęcych, nieprzero-
bionych sposobem przemysłowym lub
przerobionych sposobem przemysło-
wym, jeżeli przerób polega na kisze-
niu produktów roślinnych lub prze-
twórstwie mleka albo na uboju zwie-
rząt rzeźnych i obróbce poubojowej
tych zwierząt,
■
przedmiot operacji gospodarczej i jego
wartość oraz ilościowe określenie, je-
żeli przedmiot operacji jest wymierny
w jednostkach naturalnych,
PRZYKŁAD: BŁĄD W DOWODZIE
UWAGA
KOREKTA DOWODÓW
Dowody obce mogą być poprawione
przez wystawienie i przesłanie
kontrahentowi dowodu
korygującego (noty). Dowody własne
zewnętrzne przesłane uprzednio
kontrahentowi mogą być
poprawione tylko przez wystawienie
dowodu korygującego (noty)
Podatnik wystawił dowód we-
wnętrzny dokumentujący wydatki
poniesione na zakup energii elek-
trycznej do części domu, w którym
prowadzi działalność. Ustalając wy-
sokość kosztu uzyskania przycho-
du, omyłkowo przemnożył przez
ustaloną wcześniej stopę procento-
wą kwotę brutto zamiast netto. Po-
nieważ jest płatnikiem VAT i odlicza
podatek naliczony od należnego,
musi skorygować wysokość kosztu,
biorąc za podstawę kwotę netto.
W związku z tym może wystawiony
już dokument poprawić przez skre-
ślenie złej kwoty i wpisanie obok
kwoty właściwej (w cyfrach i słow-
nie). Dodatkowo składa przy po-
prawce podpis i wpisuje datę doko-
nania poprawki.
■
zakupy od ludności, sklasyfikowanych
w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów
i Usług (PKWiU), surowców roślin zie-
larskich i ziół dziko rosnących leśnych
(PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców
leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzy-
bów (PKWiU 01.12.13-00.43),
■
wartości produktów roślinnych i zwie-
rzęcych pochodzących z własnej upra-
wy lub hodowli prowadzonej przez
podatnika,
podpisy osób uprawnionych do prawi-
dłowego udokumentowania operacji
gospodarczych.
Za dowody księgowe uważa się rów-
nież:
■
■
zakupy w jednostkach handlu deta-
licznego materiałów pomocniczych,
■
koszty diet i inne należności za czas
podróży służbowej pracowników oraz
wartości diet z tytułu podróży służbo-
wych osób prowadzących działalność
gospodarczą i osób z nimi współpracu-
jących,
dzienne zestawienia dowodów (faktur
dotyczących sprzedaży) sporządzone do
zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
noty księgowe, sporządzone w celu
skorygowania zapisu dotyczącego
operacji gospodarczej, wynikającej
z dowodu obcego lub własnego, otrzy-
mane od kontrahenta podatnika lub
przekazane kontrahentowi;
■
dowody przesunięć (definicje str.
23);
■
zakupy od ludności odpadów poużyt-
kowych, stanowiących surowce wtór-
ne, z wyłączeniem zakupu (skupu)
metali nieżelaznych oraz przeznaczo-
nych na złom samochodów i ich części
składowych,
wydatki związane z parkowaniem sa-
mochodu, w sytuacji gdy są one po-
parte dokumentami niezawierającymi
wszystkich danych wymaganych od
standardowego dowodu księgowego;
podstawą do wystawienia dowodu
wewnętrznego w takim przypadku
jest bilet z parkometru, kupon, bilet
jednorazowy załączony do sporządzo-
nego dowodu.
Zakup w jednostkach handlu detalicz-
nego materiałów, środków czystości
i bhp oraz materiałów biurowych może
być potwierdzony paragonami zaopa-
trzonymi w datę i stempel (oznaczenie)
jednostki wydającej paragon – określają-
cymi ilość, cenę jednostkową oraz war-
tość, za jaką dokonano zakupu. Na od-
wrocie paragonu podatnik musi uzupeł-
■
dowody opłat pocztowych i banko-
wych;
■
wydatki związane z opłatami za
czynsz, energię elektryczną, telefon,
wodę, gaz i centralne ogrzewanie,
w części przypadającej na działalność
gospodarczą; podstawą do sporządze-
nia tego dowodu jest dokument obej-
mujący całość opłat na te cele,
inne dowody opłat, w tym dokonywa-
nych na podstawie książeczek opłat.
Dowód księgowy powinien być spo-
rządzony w języku polskim. Treść dowo-
du musi być pełna i zrozumiała. Dopusz-
czalne jest stosowanie skrótów ogólnie
przyjętych.
■
opłaty uiszczane znakami opłaty skar-
bowej oraz opłaty sądowe i notarialne,
0,5
proc.
Dopuszczalne błędy
Takiej części przychodu nie mogą przekroczyć błędne kwoty
w księdze. Inaczej będzie uznana za nierzetelną.
➤
■
■
■
■
[ Pobierz całość w formacie PDF ]